IT als "kurk waar de omgevingsdienst op drijft"
Meer inzicht in data, minder fouten, effectieve samenwerking én tijdsbesparing: dat kunnen IT-systemen allemaal brengen als je er het beste uit weet te halen. Maar hoe bereik je dat? Een klein, bevlogen team van Omgevingsdienst IJmond (ODIJmond) zet zich daarvoor in.
“Wij vragen ons steeds af hoe je het systeem nog makkelijker, overzichtelijker en gebruiksvriendelijker maakt om in te werken”, vertelt Joyce Verheul. “Hoe krijg je snel overzicht met zo min mogelijk kliks?”
Samen met de andere teamleden Kenneth Brouwers, Alex Deijle, Frenchie de Kunder en Bart Snijders neemt ze daarmee de toezichthouders, vergunningverleners en adviseurs veel werk uit handen.
Alex, Kenneth, Bart en Joyce
Van urenlang zoeken tot druk op de knop
De toenemende digitalisering is een immens verschil met werken op papier. Dat weet Kenneth, die in 2006 als junior inspecteur binnenkwam bij ODIJmond als geen ander: “Als je na een controle moest uitzoeken welke overtreding er precies was begaan, was je een tijd bezig op een website met wetten. Nu wordt dat op een presenteerblaadje aangereikt door het systeem.”
Controleren verloopt niet alleen sneller, maar ook béter dankzij digitalisering, betoogt hij: “Een van de eerste mooie innovaties was de digitale checklist, in 2012, waardoor soortgelijke bedrijven standaard op dezelfde manier worden gecontroleerd. Controles werden daardoor minder inspecteur-afhankelijk.”
Snellere teksten en publicaties
Een andere slimme digitale innovatie is dat voor veel standaardteksten sjablonen zijn gemaakt. Bijvoorbeeld een vergunningstekst is daardoor veel sneller geschreven. De sjablonen schelen niet alleen tijd; er sluipen ook minder fouten in de teksten.
“Die sjablonen maken wij in samenwerking met vakinhoudelijke collega's en de afdeling communicatie. Om te zorgen dat ze niet alleen goed hanteerbaar zijn, maar ook in makkelijk leesbare taal zijn geschreven”, vertelt Joyce.
Sinds kort gaat ook het publiceren van officiële bekendmakingen een stuk sneller. Joyce heeft het systeem zo ingericht dat er nog maar een paar muisklikken voor nodig zijn.
“Voorheen ging dat allemaal handmatig en kostte elke bekendmaking administratief veel werk. Met deze innovatie zijn wij als dienst enorm opgeschoten”, zegt Kenneth waarderend. “Zeker met de komst van de Omgevingswet, want er zijn nu meer officiële publicaties nodig.”
Open source biedt kostenbesparing en andere voordelen
Al die digitale werkondersteuning vindt plaats in ons open source-VTH-systeem, waar ODIJmond als een van de eerste omgevingsdiensten voor koos. Alex stond aan de wieg van deze beslissing: “Met open source word je niet afhankelijk van een leverancier en ligt de ontwikkeling van het systeem bij de community. Wij geloven heel erg in die samenwerking.”
Kenneth vertelt dat open source in het begin nog wel spannend werd gevonden: “Omdat het veel goedkoper is, dachten mensen dat het niet goed kón zijn. Of dat het niet veilig was. Maar dat is echt een misverstand.”
Inmiddels moedigt de Rijksoverheid juist aan om met open source te werken, en zijn er tien omgevingsdiensten bij het VTH-systeem aangesloten.
Samenwerking met collega’s als inspiratiebron
De samenwerking met andere omgevingsdiensten is tegenwoordig een van dé pluspunten van het gebruik van het VTH-systeem. “Wij hebben maandelijks overleg met de functioneel beheerders. Dan delen wij waar we tegenaanlopen, en als er iets ontwikkeld moet worden, sta je met z’n allen achter hetzelfde idee”, vertelt Joyce. “Zo hoeven wij niet steeds zelf het wiel uit te vinden.”
Daarbij zijn het steeds de wensen van collega’s die als inspiratiebron dienen. “Laatst vroeg een toezichthouder bijvoorbeeld of ze alle meldingen in één buurt tegelijk kan inzien. Dan kan ze die meteen meepakken als ze ergens op controle gaat. Op zo’n vraag gaan wij bedenken hoe we dat snel en makkelijk kunnen faciliteren.”
Geen sneeuwbal aan applicaties
Naast het open source-VTH-systeem gebruikt ODIJmond een beperkt aantal andere systemen, zoals een systeem om data via kaarten inzichtelijk te maken. “Wij hebben een paar basisapplicaties waar wij onze hele dienst mee kunnen bedienen”, legt Alex uit. “Wij laten ons niet verleiden om steeds nieuwe producten aan te schaffen voor een deeltaak. Dan ontstaat er namelijk een sneeuwbaleffect waarin je steeds meer koppelingen hebt naar je rapportage-omgeving, met steeds meer afhankelijkheden van leveranciers en steeds meer medewerkers om dat allemaal te beheren. Dat staat het gebruiksgemak alleen maar in de weg. Ik ben er trots op dat onze kosten ondanks de toegenomen aantal medewerkers, en dus de toegenomen automatisering, niet heel veel omhoog zijn gegaan.”
Dagelijkse hulp voor technische vragen
Naast alle zorg voor goedwerkende processen, staat het team ook altijd klaar voor de dagelijkse technische vragen van collega’s. Bart heeft als nieuwste teamlid al heel wat voorbij zien komen: “Van icoontjes die van een beeldscherm zijn verdwenen tot missende kabeltjes, er komt soms elk halfuur wel iemand met een vraag. Dat proberen wij dan zo snel mogelijk op te lossen.”
Het team geeft regelmatig trainingen – niet alleen voor het VTH-systeem, maar ook voor bijvoorbeeld Word, Excel en Teams. “Wij zijn eigenlijk de kurk waar de omgevingsdienst op drijft”, zegt Kenneth met een knipoog. En daar heeft hij gelijk in.